Neden ve Nasıl etkinlik düzenliyoruz?

ücretsiz gönüllü organizasyonların amacı üzerine kişisel düşüncelerim

Son 1 yıldır faal olarak toplulukların içerisinde yer alıyorum. Daha öncesinde ise blog yazıları vb şekilde bildiklerimi diğer insanlarla paylaşmaya çalışıyordum ve hala bu şekilde paylaşmayı sürdürüyorum.

Genel olarak insanlar bunu neden yaptığımızı sorguluyor. Temel nedenim paylaşmaktan duyduğum haz. Yani aslında kendimi motive ve mutlu ettiği için yapıyorum. Mutlu etme sebebi ise fayda sağladığım kişilerin mutluluğu ve ilerlemesi. Bunu yaparken başkalarına yararlı olabilme düşüncesi önemli bir etken. Çoğu kişi sadece meetup’dan etkinliği görür ve bir şekilde gidip dinler. Veya bir blog yazısını bir yerden görür çay molasında oturup kurabiyesiyle birlikte yerken 5dk’da okuyup bitirir.

Size bir etkinliğin nasıl ortaya çıktığını anlatmak istiyorum.

Her etkinlik yaklaşık 1 ay kadar önce bize ulaşan veya bizim ulaştığımız konuşmacı ile karşılıklı konuşarak başlıyor. Genel kitlenin durumunu göz önünde bulundurarak konu seçimi yapılıyor ve hazırlık süreci başlıyor.

Ardından etkinliğin yapılacağı yeri belirlemek için şirketlerin kapısını çalıyoruz. Bazen ise onlar bizim kapımızı çalıp destek olmak isteyebiliyorlar. Şirketleri seçerken ulaşımın rahat olduğu konumları seçmeye özen gösteriyoruz. Şirket ile yer, kontenjan ve içecek, atıştırmalık yiyecek sağlamaları konusunda el sıkışıyoruz.

Bazı etkinliklerde şirketler ortamı tamamen kendileri hazırlıyorlar bazen biz organizatörler olarak erken saatte gidip ortamın düzenlemesini yapıyoruz. Özetle sandalye taşıyoruz, yiyeceğiniz kurabiyeleri, çayları, kahveleri hazırlıyoruz, tazeliyoruz. Yine aynı şekilde etkinlik bittiğinde ortamı eski haline getirmek için bir süre daha kalıyoruz.

Her etkinlik sonrası organizatörler olarak bir yerde toplanıp etkinliği ve kitleyi değerlendiriyoruz. Bunu yapmamızın temel amacı bir sonraki etkinlik için yapmış olabileceğimiz olası hataları ortaya çıkarıp tekrarlamamak için neleri daha iyi yapabiliriz bunu konuşmak. Yani her etkinlik sonrası retrospektif yapıyoruz. Bazen katılımcılarla beraber çay, kahve ve yemek için beraber bir araya geliyoruz. Aslında her ne kadar dostane bir ortam olsa da biz orada sizi dinliyoruz, görüşlerinizi size belli etmeden not alıyoruz. Daha sonra bunları aramızda konuşup çözüm üretmeye çalışıyoruz.

Bir topluluk idare etmek sanıldığından daha detaylı bir konu. Etkinlik öncesi ve sonrası devam eden bir süreç söz konusu. Bu her etkinlikte yaşadığımız bir döngü.

Etkinliklerde genellikle ik uzmanlarını görebilirsiniz size yaklaşıp kartvizit verebilir iş durumunuzu sorabilirler. Etkinlik sırasında verilen molanın temel amacı yorgunluk değildir. Temel amaç networking yapmak, farklı kişilerle tanışmak sohbet etmek, iletişim bilgilerini karşılıklı paylaşmak ve etkinlikten maksimum faydayı elde etmektir. Düzenlenen organizasyonların en temel iki amacı teknik bilgi paylaşmak ve insanların tanışması, iletişim kurması için gerekli ortamı sağlamaktır. İş arıyor olabilirsiniz, yetenekli birini arıyor olabilirsiniz işte tüm bunlar için ideal ortam etkinliklerdir.

Diğer bir konu ise sizin 1–2 saat ayırıp geldiğiniz etkinlik için konuşmacılar 1 ay önceden hazırlanmaya başlıyor. Bu hazırlık süresince en doğru bilgiyi verebilmek için onlarca kaynak okuyor, döküman inceliyor ve size sunuyor.

Kendi hazırlık sürecimden bir örnek paylaşmak istiyorum;

Anlatmak istediğim konu öncelikle merak ettiğim bir detay ile başlıyor. Daha sonra bu detaya ulaşmak için onlarca blog post, konferans videosunu inceliyorum. Ardından ulaştığım bu bilgiyi yazılı formata dönüştürüyorum. Aldığım notları ve kendi yorumumu katarak blog yazısı haline dönüştürüyorum. Bu süreç boyunca yine en ufak sorunun yanıtı için dahi çeşitli kaynakları tekrar tekrar inceliyorum.

Ortalama bir yazının tamamlanması konusuna göre 3–7 gün sürüyor. Yazı tamamlandıktan sonra mutlaka 1 kişi henüz taslak halinde iken okuyor. Anlam bütünlüğü, yazım hatası gibi kontrolleri yapıyor. Aldığım geri dönüşe göre yazıyı tekrar gözden geçirip düzeltmeler yapıyorum. Eğer bir görsel kullanacaksam telif hakkı var mı, görselin sahibi kim bunları araştırıyorum ve mümkün olduğu kadar paylaşırken belirtmeye çalışıyorum.

Yazıların sonunda paylaştığım faydalı linkler benim yazıyı hazırlarken okuduğum kaynaklar arasından sadece dikkat çekici olduğunu düşündüklerimden oluşuyor.

Eğer bir kod örneği kullanmam gerekiyorsa bu örneği önce deneyip sonuçtan emin olduktan sonra snippet olarak yazıya dahil ediyorum.

Ortalama 5dk okuma süresi olan bir yazının ortaya çıkma sürecinde konu fikrinin ilk ortaya çıkması ve konuyu derinlemesine irdelemek için geçen süreyi hesaba kattığımızda 4–5 haftalık bir zamana tekabül ediyor. Elbette bu süre kendi işlerimden arta kalan zamanı kapsıyor. En basitten en detaylı konulara kadar bugüne kadar hep bu şekilde işliyor bu süreç benim için.

Elbette burada bitmiyor. Daha sonra bu bilgiyi yüz yüze ifade etmek ve öğretici yönünü pekiştirmek için bir konuşma tasarlıyorum. Yani insanların fiziksel olarak geldiği yukarıda anlattığım süreç sonucu ortaya çıkan etkinliği organize etmeye başlıyoruz.

Bu organizasyon sürecinde hem konuşmacı hem organizatör olarak iki farklı sorumluluğum bulunuyor.

Sunumun hazırlanması ve konunun sadeleştirilmesi gerekiyor. Çünkü katılımcıların genel bilgi düzeyi, ilgi alanları ve bilgi seviyeleri tamamen birbirinden farklı. Dolayısı ile detaylara daha az girerek basit bir şekilde anlatmak için konuşmayı tasarlamaya başlıyorum.

Konuştuğum bir konunun ortaya çıkması, hazırlanması ve pişirilip size ikram edilmesi yaklaşık 2 ay sürüyor. Etkinlik günü ise hem konuşmacı hem organizatör olduğum için etkinliğe gelmek isteyenlere, yer var mı diye soranlara sıkılmadan yanıt vermeye çalışıyorum. Eğer bir kişi gelmekten vazgeçerse yerini gelmek isteyenlerle doldurmaya çalışıyoruz. Amaç maksimum kişinin faydalanmasını sağlayabilmek.

Ve bütün bunlar gönüllülük esasına dayalı olarak tamamen ücretsiz yapılıyor. Siz sadece bir tıklama ile etkinliğe kayıt yapıyor yine bir tıklama ile etkinliğe onay maili gönderiyorsunuz. Çoğu organizatör, topluluk yöneten ve uzun yıllar boyunca mikrofonu eline alarak konuşan kişilerin benzer süreçlerden geçtiğini söyleyebilirim. Hepsi ayrı bir emek ve zaman harcıyorlar bu işe.

Unutmayın bizler yaptığımız şeyleri takdir edilmek için yapmıyoruz. Mutlu olduğumuz ve keyif aldığımız için yapıyoruz. En azından ben bu yüzden yapıyorum.

Okuduğunuz için teşekkür ederim. Sevgiler.

https://superpeer.com/oguz

Engineer @eBay, Frontend, JavaScript, Web

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store